آفیس ۲۰۱۶ بالاخره از حالت پیش نمایش خارج گشت و نسخه نهایی آن، عرضه شد. در یک جمله، می‌توان گفت که مایکروسافت تمام تلاشش را کرده تا یک بار دیگر گوگل و تلاش های آن شرکت در زمینه توسعه Drive را جا گذاشته و برتری خود را اعلام کند.
ظاهر نسخه جدید، در ابتدا تفاوت چندانی با نسخه قبلی ندارد؛ مایکروسافت این مجموعه را به گونه‌ای طراحی کرده که بتوان با آن، بهره‌وری بیشتر و همکاری سریع‌تری داشت. در نسخه جدید، مایکروسافت به چند کاربر اجازه می‌دهد تا به شکل لحظه‌ای و همزمان، روی یک سند و پروژه مشترک کار کنند؛ قابلیتی که پیش از این در نسخه وب آفیس مشاهده شده بود. حال افرادی که از آفیس ۲۰۱۶ بهره می‌جویند، به راحتی می‌توانند فایل‌های ذخیره شده در وان‌درایو را به ایمیل های خود در Outlook ضمیمه کنند.
جدا از این‌ها، اکنون مجموعه نرم افزاری جدید به بخش‌هایی مجهز شده که بیشتر اوقات توسط کاربران تجاری و کسب و کارهای مختلف مورد استفاده قرار می گیرند؛ برای مثال، Slack برای گفتگو میان کاربران و کارمندان و همچنین Trello برای مدیریت امور و وظایف به آفیس افزوده شده‌اند. حتی آفیس به شما کمک می کند تا از یک مرورگر اینترنت هم بی نیاز گردید چرا که موتور جستجوی «بینگ» در آن به شکلی کامل بهینه شده و می‌توانید سوالات یا موضوعات مورد نظر خود را به راحتی پیدا کنید.
مایکروسافت با آفیس ۲۰۱۶ صرفا نخواسته برتری خود را به Google Docs ثابت کند، بلکه تصمیم گرفته مجموعه‌ای نرم افزاری ارائه دهد که کاربر تجاری، دلیلی برای ترک آن نداشته باشد.
در ادامه با ما همراه باشید.
همکاری و افزایش بهره وری؛ چکیده ای از آفیس ۲۰۱۶
ظاهر آفیس در نگاه اول تفاوت چندانی با نسخه پیشین خود ندارد. اکنون هر یک از اپلیکیشن ها، برای خود دارای یک هدر رنگی شده اند (ورد آبی، اکسل سبز و…). البته مایکروسافت پیشتر چنین ظاهری را به سرویس آفیس برای آیپد آورده بود و در نتیجه می توان گفت که این خصوصیت چندان جدید نیست و مایکروسافت اکنون در حال تلاش برای یکسان سازی ظاهر اپلیکیشن های آفیس در همه پلتفرم‌هاست.
همانگونه که گفتیم تغییرات بصری، اندک هستند و به طور کلی ایجاد شده اند تا جا برای ویژگی های تازه باز شود. برای مثال، به بالای صفحه در سمت راست ورد، اکسل و پاور پوینت که نگاه کنید، کلیدی جدید به نام «Share – به اشتراک گذاری» خواهید دید [تصویر فوق]. روی همین کلید که کلیک کنید، لیستی که از ایمیل هایی که پیشتر آنها را در آفیس مورد استفاده قرار داده و یا آنها را در اکانت خود دارید به نمایش کشیده خواهد شد. از پنجره به اشتراک گذاری، می توانید مشاهده کنید که کدام یک از مخاطبین شما، به دیدن این سند دسترسی دارند. برای مثال اگر شخصی که به سند مورد اشاره دسترسی دارد، در حال ویرایش آن باشد، در کنار نامش نوشته می شود: «editing» و اگر شخصی صرفا به ویرایش دسترسی پیدا کرده باشد، «can edit» در کنار نامش پدیدار خواهد شد.
دو سال پیش، در کلاینت تحت وب آفیس، قابلیتی در اختیار کاربران قرار گرفت به نام «co-authoring یا ویرایش همزمان از طریق چند کاربر». حال این قابلیت به مجموعه نرم افزاری آفیس افزوده شده و می توانید ببینید که همکارانتان در هر اپلیکیشن از این سرویس بزرگ و یا در هر سند، در حال انجام چه کاری هستند و شما نیز به شکل همزمان می توانید نگارش شدن فایل های مختلف را نظاره کنید؛ دقیقا همانند کار گروهی در گوگل درایو.
آفیس ۲۰۱۶ نسبت به نسخه ۲۰۱۳ از همین جهت، دارای برتری های بسیار متمایز کننده ای است. در نسخه ۲۰۱۳ از آفیس، کمبود چنین قابلیتی برای انجام کارهای گروهی به وضوح قابل مشاهده بود.
تا به اینجای کار، همه چیز قابل انتظار بود و در واقع کاربران تجاری آفیس از مدت ها پیش منتظر ورود همین ویژگی ها به سرویس یاد شده بودند اما مایکروسافت جدا از برآورده ساختن این انتظارات، حرکت قابل تقدیری دیگر نمود و اسکایپ را در لایه های نهان آفیس نهادینه کرد. حال می توانید از طریق اسکایپ در آفیس، به راحتی با همکاران خود مشغول گفتگو از طریق پیام های فوری شده و یا تماس بگیرید. نکته قابل تقدیر تر اینکه برای استفاده از اسکایپ در آفیس، نیازی هم به خرید اشتراک سرویس «Skype for Business» نیست و به راحتی صرفا با داشتن یک اکانت مایکروسافت می توانید از همین قابلیت ها بهره گیرید.
برای کاربران تجاری اما، (افرادی که مایکروسافت با آفیس واقعا آنها را نشانه گرفته) استفاده از اسکایپ در آفیس انجام امور را راحت تر از هر زمان دیگری خواهد کرد. اکنون کسب و کارهای بی شماری هستند که برای ایجاد روابط در میان کارمندان، از اسکایپ بهره می جویند.
کورتانا، جستجو و جایگزینی برای «کلیپی»
همانگونه که پیشتر نیز ذکر کردیم، آفیس ۲۰۱۶ آمده تا همکاری میان کارمندان و کاربران تیمی را به مرحله جدیدی وارد سازد. برای به حقیقت پیوستن این ایده، پیش از هر مورد دیگری مایکروسافت باید «جستجو» را ارتقا می داد.
شرکت ساکن ردموند از همان بیلدهای ابتدایی آفیس جدید، کورتانا را با آن هماهنگ ساخته بود و می توانستید به راحتی از دستیار دیجیتالی این شرکت در مجموعه نرم افزاری مورد بحث استفاده کنید. چنین حالتی، به آن معناست که قادر هستید بگویید: «برنامه روزانه ام را به من نشان بده» و کورتانا نیز به میدان آمده و لیست قرار ملاقات های شما را به شکل مستقیم از تقویم Outlook برایتان به نمایش می کشد.
این در حالیست که هر کدام از اپلیکیشن های آفیس به شکل جداگانه، به یک جستجوگر مجهز شده اند که مایکروسافت نام آن را «Smart Lookup – جستجوگر هوشمند» گذاشته است. این قابلیت به شما امکان آن را می دهد که از درون ورد، اکسل یا پاور پوینت به جستجو در وب بپردازید، بدون اینکه نیاز به خارج شدن از محیط کلی آفیس و فراخوانی یک مرورگر وجود داشته باشد.
البته لازم به ذکر است که چنین قابلیتی به هیچ عنوان نیامده تا جایگزین یک مرورگر کامل شود و منصفانه است اگر بگوییم که چنین توانایی را هم ندارد. این ویژگی زمانی که بخواهید در مورد یک عبارت و یا کلمه جستجویی را انجام داده و اطلاعاتی کلی از ویکیپدیا بگیرید، می تواند مفید واقع شود. زمانی که عبارتی را در Smart Lookup جستجو کنید، لینک های مختلفی از ویکیپدیا در اختیارتان قرار می گیرد و در کنار آن نیز، تصاویری که موتور جستجوی بینگ آنها را یافته برایتان به نمایش کشیده خواهند شد. روی هر کدام از نتایج و یا تصاویر که کلیک کنید، شاهد باز شدنش در یک تب جدید خواهید بود.
در مجموع می توان گفت که آفیس جدید، می خواهد بیشتر نیازهای کاری کاربرانش را در محیط خود مرتفع سازد.
اکنون گردش و جستجو در میان خود اپلیکیشن های آفیس نیز سریع و بهینه تر از پیش شده. مایکروسافت قابلیتی جدید به آفیس ۲۰۱۶ افزوده به نام Tell Me که توسط آن، می توانید دستوراتی را به این مجموعه نرم افزاری بدهید. [میانبر کیبوردی برای این قابلیت: Alt+Q] قابلیت «Tell Me» را اکنون می توان یک جایگزین بسیار شایسته (و کمتر آزار دهنده!) برای کلیپی – Clippy دانست.
Outlook
در قیاس با دیگر اپلیکیشن های آفیس، به جرات می توان گفت که Outlook بیشترین میزان بهبودها را در نسخه سال ۲۰۱۶ این نرم افزار دریافت کرده است. نخستین بروز رسانی صورت گرفته، یکپارچه شدن آفیس ۳۶۵ در Outlook است که به لطف آن می توانید صندوق دریافت، تقویم، دفترچه یادداشت و وان درایو اشتراک گذاری شده خود را مشاهده نمایید.
علاوه بر این، قابلیت سرچ لایو اوت لوک هم در این نسخه سریع تر شده و به شما امکان می دهد که در کوتاه ترین زمان ممکن صندوق دریافت خود را زیر و رو کنید. همچنین قادر خواهید بود اسناد استفاده شده اخیر را به ایمیل های خود ضمیمه نمایید که این اسناد، هم موارد ذخیره شده لوکال را در بر می گیرند و هم فایل هایی که در فضای کلاود قرار دارند.
چناچه تمایل داشته باشید فایلی را از کلاود به ایمیل خود ضمیمه نمایید، اوت لوک لینک مربوط به یک مرورگر را به نیز به آن اضافه کرده و به صورت خودکار مجوزهای لازم برای استفاده گیرنده را در اختیارش می گذارد. اگر بخواهیم به شیوه ساده تر بگوییم عملکرد این بخش تا حدود زیادی شبیه به جیمیل و به طور مشخص اشتراک گذاری فایل ها از طریق گوگل درایو است.
مایکروسافت همچنین قابلیتی به نام Clutter را به این نرم افزار افروده است که بر اثر گذشت زمان عادات شما را فرا می گیرد و می فهمد که کدام ایمیل ها را می خوانید و کدامیک را نادیده می گیرید و در نهایت ایمیل هایی که اولویت کمتری برایتان دارند را در یک فولدر جداگانه طبقه بندی می کند.
نکته ای که نباید فراموش کنید این است که Clutter اندکی بی توجه است؛ بدان معنا که قرار نیست که به شما اطلاع دهد چه تعداد ایمیل در داخل اینباکس تان باقی مانده، بلکه این خود شما هستید که باید این مساله را به یاد داشته باشید.
نکته دیگر اینکه Cluttre به صورت پیش فرض فعال می شود اما می توانید در صورت تمایل آن را غیرفعال کنید. از همین رو شما نیز احتمالا تایید خواهید کرد که قابلیت موسوم به Sweep هاتمیل به مراتب بهتر است چراکه کاربران این سرویس ایمیلی به موجب قابلیت یاد شده می توانند قوانین مختلفی را تعریف نمایند و برای مثال بگویند که کدام ایمیل ها طبقه بندی شوند و چه اتفاقی برایشان بیافتد.
اکسل
اکسل هم آپدیت های اندکی را در نسخه ۲۰۱۶ آفیس دریافت کرده و تمام امکانات تازه ای که می توان از آنها یاد کرد شامل شش نوع جدول جدید به شرح روبرو می شوند: Waterfall (مالی)؛ Pareto (آماری)؛ Treemap (سلسله مراتبی)؛ Histogram؛ کادر و خطوط (توزیع دیتا بر حسب برد، چارک و داده پرت) و Sunburst (سلسله مراتبی که در بالا نمایش داده شده).
قابلیت موسوم به Tell Me اکسل هم از جمله بخش های جدید اضافه شده است که به لطف آن می توانید نام یک چارت را وارد نموده تا داده ها مطابق با آن تغییر یابند.
Planner و Delve
در آفیس ۲۰۱۶، بخش عمده ای از تغییرات به بهبود های ایجاد شده در اپلیکیشن های قبلی از جمله ورد، پاور پوینت، اکسل و اوت لوک مربوط می شوند، با این همه، ابزارهای کاملا جدیدی نیز به این مجموعه اضافه گردیده که در نسخه قبلی وجود نداشتند و از آن جمله می توان به Office 365 Planner اشاره نمود.
این ابزار مبتنی بر مرورگر تلاش می کند کاری مشابه به Trello یا Asana را انجام دهد و اگر بخواهیم به صورت ساده تر بگوییم قابلیت های آن حول محور مدیریت مبتنی بر وظیفه می گردند تا این اطمینان حاصل شود که امور مختلف به موقع انجام می شوند.
در قسمت داشبورد که تصویرش را نیز در بالا می بینید می توانید نمایی از «Bucket»ها یا همان وظایف را ببینید یا اینکه برحسب نام شخص یا گروهی معین عمل جستجو را انجام دهید و مشاهده نمایید تا مهلت تعیین شده برای انجام یک وظیفه چند روز زمان باقی مانده؛ همانطور که در تصویر مشاهده می کنید، قسمت انجام شده کار، بخش در حال انجام یا قسمتی که هنوز شروع نشده با استفاده از رنگ های مختلف از یکدیگر تفکیک شده اند.
اما جالب ترین قابلیت این نرم افزار هنوز مانده است؛ به موجب امکانی شبیه به Trello می توانید کارت های خود را فیلتر نمایید تا مشاهده کنید که به عنوان مثال یک فرد مشخص مشغول انجام چه کاری است.
در مواردی که افراد متعدد بخواهند به صورت همزمان روی یک پروژه مشترک کار کنند هم عملکرد Planner به مراتب از Trello بهتر است و می توان به راحتی تشخیص داد که ایراد کار کجاست.
ابزار تازه دیگری که به آفیس ۲۰۱۶ اضافه شده Delve نام دارد که اندکی شبیه به Planner است و خلاصه ای از فعالیت های افراد مختلف در یک سازمان را نشان می دهد. گفته می شود طراحی شبیه به پینترست این اپلیکیشن باعث شده که به گزینه ای ایده آل برای انجام اموری نظیر همفکری یا کسب اطلاع کلی از فعالیت کارکنان، تبدیل گردد. این برنامه همچنین با گذشت زمان، مقالات و مطالبی را برای شما نمایش می دهد که ممکن است برایتان سودمند واقع شوند و از این لحاظ، می توان آن را شبیه به پینترست ارزیابی کرد.
اما جالب است بدانید که Delve فعلا هیچگونه اطلاعاتی را از مرورگر اج دریافت نمی کند و در نتیجه هیچ سر رشته و دانشی از علایق شما ندارد.
Sway
ممکن است تاکنون نام Sway را شنیده باشید، سرویس نسبتاً جدید مایکروسافت برای ساخت ارائه هایی که حاوی ویدیو و محتوای تعاملی هستند و با نمایش آنها در مرورگرها و ابزارهای مختلف ظاهرشان بهم نخواهد ریخت.
فایل های ساخته شده توسط این نرم افزار در حقیقت عملکردی همانند صفحات وب دارند، اما به جای اینکه آدرس مستقیم اینترنتی داشته باشند، می توانید آنها را روی سرویس Docs.com مایکروسافتبارگذاری کرده و سپس لینک آن را در اختیار دیگران قرار دهید.
در نهایت گفتنیست هرچند این سرویس پیشتر از حالت پیش نمایش خارج شده بود و در مجموعه آفیس هم تغییر خاصی درون آن اتفاق نیافتاده، اما به عنوان عضوی از این خانواده نرم افزاری لازم بود به حضور و عملکرد آن اشاره نماییم.
جمع بندی
این مجموعه نرم افزاری جدید از حالا برای مشترکین مجموعه آفیس ۳۶۵ قابل استفاده است و شامل نرم افزارهایی از جمله Publisher، OneNote، Outlook، Excel، PowerPoint، Word و Access می شود.
نسخه Personal یا «شخصی» مجموعه، ۷ دلار در هر ماه یا ۷۰ دلار به شکل سالیانه هزینه دارد و استفاده از نسخه «دانشجویی» یا Student نیز برای ۴ سال قیمتی ۸۰ دلاری دارد که از این نظر تغییری نسبت به نسخه های پیشین در آن مشاهده نمی شود.
البته باید گفت کاربران عادی می توانند از نسخه تحت وب و رایگان آفیس یا سرویس های مجموعه Google Drive استفاده کنند و صرف هزینه اشتراک برای کاربرانی منطقی خواهد بود که به امکانات خاص و چیزی بیشتر از موارد معمول احتیاج داشته باشند.
مایکروسافت نیز برای این منظور امکانات اشتراک گذاری و استفاده به شکل همزمان را در مجموعه خود ارائه کرده تا آفیس علاوه بر اشخاص واحد، برای مجموعه های تیمی متشکل از افراد شاغل در یک کسب و کار نیز جذابیت داشته باشد؛ تصمیمی که البته به دنباله روی و با تاثیر از رقبایی مثل گوگل اتخاذ شده و هرچند تاخیر آن کاملاً مشهود است، اما امید است برای به اجرا درآوردن آن بیش از حد دیر نشده باشد.
[در نگارش منبع این مقاله امیر مستکین، مریم موسوی و سینا گلستانه مشارکت داشته اند.]
ویرایش: سامینتک
منبع: دیجیاتو